Політика конфіденційності сервісу «ФОП Autopilot»

Версія 1.1 · діє з {DATE}

Ця Політика пояснює, які дані обробляє сервіс «ФОП Autopilot» (далі — Сервіс), доступ до якого надається через Telegram-бот (далі — Бот), навіщо він це робить, де дані зберігаються, кому передаються і як ви можете ними керувати. Терміни «Сервіс» і «Бот» вживаються в тому ж значенні, що й у Публічній оферті. Політика є невід'ємною частиною Публічної оферти Сервісу.

«Ви» в цьому тексті — користувач Сервісу. «Ми» — Виконавець, який відповідає за обробку даних.

1. Хто відповідає за ваші дані

Володілець персональних даних (Виконавець):

ФОП Гніденко Олександр Сергійович
РНОКПП 3098611878
E-mail: fopbotai@gmail.com
Поштова адреса і телефон: розділ 17 Публічної оферти
У Боті: ❓ Допомога → 📜 Документи (команда /dokumenty)

Розподіл ролей. Щодо даних, які стосуються вас як користувача Сервісу (обліковий запис, профіль ФОП, доступи, згоди, оплата), володільцем даних є Виконавець. Щодо даних інших осіб, які трапляються у ваших банківських виписках і документах (контрагенти, роботодавці), володільцем є ви як платник податків, що зобов'язаний вести облік доходів, а Виконавець обробляє їх за вашим дорученням як розпорядник на підставі договору. Докладніше — у розділі 8.

2. Коротко про головне

Бот працює лише з даними, до яких ви самі відкрили доступ: виписки банків, Електронний кабінет ДПС, відомості про роботу за наймом.
Дані зберігаються на сервері в Німеччині (Hetzner Online GmbH, Нюрнберг). Доступ до сервера має лише Виконавець.
Банківські токени та інші секрети зберігаються у зашифрованому вигляді. Резервні копії даних зашифровані, ключ від них зберігається окремо від сервера; повні знімки сервера у хостингу зберігаються 7 днів і захищені доступом до облікового запису хостингу (розділ 5).
Ваш ключ КЕП на сервері не зберігається: підпис створюється на вашому пристрої або через хмарний КЕП.
Бот ніколи не списує гроші. Він лише готує платіж, а підписуєте його ви у своєму банку.
Дані передаються до США (Anthropic) лише якщо ви окремо увімкнете ШІ-помічника, і лише ваше запитання та узагальнені показники (суми, періоди, ставки) — без назв, кодів та IBAN контрагентів.
Ви можете будь-коли завантажити або видалити свої дані та відкликати доступи: ⚙️ Налаштування → Мої дані і ⚙️ Налаштування → Доступи.
Сервіс призначений для осіб від 18 років, зареєстрованих як фізичні особи — підприємці.

3. Які дані ми обробляємо, навіщо і на якій підставі

Підстави обробки названі так, як їх визначає ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних»:

договір — укладення та виконання договору з вами (Публічної оферти);
згода — ваша окрема згода, яку ви можете відкликати в будь-який момент;
закон — виконання обов'язку, передбаченого законом (зокрема вимоги Податкового кодексу щодо обліку та зберігання документів);
законний інтерес — захист Сервісу від зловживань і забезпечення його безперебійної роботи.

№	Категорія	Що саме	Звідки	Навіщо	Підстава	Скільки зберігаємо
3.1	Обліковий запис Telegram	Числовий Telegram ID. Ім'я, username і мова з вашого профілю надходять із кожним повідомленням, але Бот їх не зберігає	Telegram	Упізнавати вас і відповідати лише вам; вести журнал згод	договір	Поки існує ваш обліковий запис у Сервісі
3.2	Профіль ФОП	ПІБ, РНОКПП, податкова адреса, код і назва податкової інспекції, КВЕД, e-mail, телефон, ваші власні IBAN, ознака платника ПДВ	Ви вводите самі	Формувати декларації; відрізняти перекази між вашими рахунками від доходу	договір	До видалення облікового запису. Кнопка «Видалити мої дані» профіль не стирає — його прибирає Виконавець за вашим зверненням (розділ 7). Копія в сформованих деклараціях — як у п. 3.7
3.3	Доступи до банків	Токен персонального API monobank і/або токен ПриватБанк «Автоклієнт», які ви створюєте в банку і передаєте Боту; дата підключення	Ви	Читати виписки. У ПриватБанку — створювати непідписані чернетки платежів, якщо ви увімкнули цю функцію (п. 3.8)	згода (окрема, перед підключенням кожного банку)	До відкликання вами або видалення облікового запису. Токен зберігається в зашифрованому вигляді окремо від бази даних; у базі — лише його «відбиток» (хеш), щоб помітити зміну токена
3.4	Банківські рахунки та операції	Рахунки ФОП: ідентифікатор, IBAN, валюта, тип, залишок. Операції: дата, сума, валюта, призначення платежу, код MCC, номер документа, залишок після операції. Дані контрагента: назва або ПІБ, РНОКПП/ЄДРПОУ, IBAN. Повна відповідь банку в тому вигляді, у якому її надав банк	API банків, починаючи з 1 січня попереднього року	Книга обліку доходів; розрахунок єдиного податку, військового збору та ЄСВ; звірка сплачених податків; підготовка декларацій	договір. Щодо даних контрагентів — закон (ваш обов'язок вести облік доходів) і договір (ми діємо за вашим дорученням)	До видалення вами (розділ 5). Повна відповідь банку — 12 місяців, далі лишаються тільки поля, потрібні для обліку
3.5	Класифікація операцій	Категорія («дохід» / «не дохід»), причина, ваші відповіді на запитання Бота, ручні коригування, нотатки	Бот (за правилами) і ви	Правильно визнати дохід	договір	Разом із відповідною операцією
3.6	Електронний кабінет ДПС	Із сертифіката КЕП: ПІБ, РНОКПП, надавач і строк дії. Підписаний вами запит на вхід до кабінету (без ключа), який дає Боту змогу читати кабінет без повторного підпису. З кабінету: стан розрахунків (нараховано, сплачено, переплата, борг, пеня, реквізити казначейських рахунків), перелік поданих документів, квитанції	Електронний кабінет ДПС за вашим підписом	Показати, скільки і куди платити; підтвердити подання; нагадувати про строки	згода (окрема, перед підключенням кабінету) і договір	Підписаний запит на вхід — у зашифрованому вигляді до відкликання доступу. Стан розрахунків — лишається лише останній знімок. Квитанції — як у п. 3.7
3.7	Декларації та інші документи	XML-файли декларацій (містять дані п. 3.2, доходи, податки, ЄСВ за місяцями), підписані файли, квитанції ДПС про прийняття	Формує Бот з ваших даних; ДПС	Підготувати і подати звітність; зберегти докази подання	договір; закон (строк зберігання)	Декларації, не надіслані до ДПС, — до видалення вами. Надіслані до ДПС (прийняті, відхилені чи ще без остаточної квитанції), їх підписані файли і квитанції кнопка «Видалити мої дані» не стирає: вони зберігаються не менше 1095 днів з дня подання декларації — довше, якщо триває перевірка чи спір або строк продовжено законом — і після цього строку видаляються за вашим зверненням (розділ 5)
3.8	Чернетки платежів	Для ПриватБанку: ваш IBAN платника, сума, одержувач (казначейський рахунок), призначення, податковий період, номер і статус документа, відповіді банку	Бот і API ПриватБанку	Підготувати платіж податку, який ви перевіряєте і підписуєте в Приват24	договір	Чернетки, за якими гроші не списано, — до видалення вами. Проведені платежі податків (списання відбулося) кнопка «Видалити мої дані» не стирає: для них діє строк п. 3.7 — не менше 1095 днів з дня подання декларації, якої вони стосуються, далі — за вашим зверненням (розділ 5)
3.9	Робота за наймом і ЄСВ	Назва роботодавця, його код ЄДРПОУ (або РНОКПП, якщо роботодавець — ФОП), період роботи, вид зайнятості; ваші відповіді про нараховану зарплату і сплату ЄСВ за місяць	Ви	Визначити, за які місяці ви звільнені від сплати ЄСВ як ФОП; сформувати додаток до декларації	договір; дані роботодавця — закон (податковий облік)	До видалення вами (окремі записи можна видалити в Боті); для даних, використаних у поданій декларації, діє застереження п. 3.7
3.10	Згоди та прийняття умов	Telegram ID, вид документа (Умови, Політика, згода на банк, кабінет, ШІ), версія і хеш тексту, дія (прийняв / ознайомився / відкликав), дата й час	Ви (натискання кнопок у Боті)	Довести, що саме і коли ви погодили, підтвердили або відкликали	законний інтерес (доведення умов договору протягом строку позовної давності)	1095 днів після припинення договору
3.11	Оплата підписки	Тариф, сума, дата, статус оплати, ідентифікатор платежу в платіжній системі, документ про оплату (фіскальний чек або квитанція). Дані картки ми не бачимо і не зберігаємо — їх обробляє платіжний провайдер	Ви; платіжний провайдер {PLACEHOLDER_PAYMENT_PROVIDER}	Надати доступ; видати документ про оплату; вести власний податковий облік Виконавця	договір; закон	Не менше 1095 днів з дня подання податкової декларації Виконавця, у якій враховано оплату (власний податковий облік Виконавця); довше — якщо триває перевірка чи спір або строк продовжено законом. За вашим запитом не видаляються
3.12	ШІ-помічник (лише за згодою)	Текст вашого запитання, коротка історія діалогу і узагальнені показники вашого обліку, потрібні для відповіді (суми доходу й податків за період, ставки, строки). Не передаються: назви, коди та IBAN контрагентів, будь-які реквізити інших осіб, ваші РНОКПП та IBAN. Журнал запитів і витрачених ресурсів	Ви; Бот	Відповідати на ваші запитання про ваш облік і роботу Бота	згода (окрема; відкликається будь-коли)	Журнал — 90 днів. У Anthropic — за їхньою політикою (розділ 4)
3.13	Технічні журнали (логи)	Час подій, ваш Telegram ID, ідентифікатори рахунків, коди та описи помилок; Telegram ID осіб, які писали Боту без доступу	Бот	Діагностика збоїв; захист від зловживань	законний інтерес	30 днів
3.14	Листування з нами	Зміст вашого звернення на e-mail або в Боті, контактні дані	Ви	Відповісти на звернення; виконати запит щодо ваших даних	договір; закон	1095 днів після відповіді

Що ми не збираємо: номер телефону і контакти з Telegram; геолокацію; дані платіжної картки; паролі від банку чи кабінету ДПС; файл і пароль вашого ключа КЕП.

Про рахунки monobank. Через персональний API банк надає перелік усіх ваших рахунків. Бот зберігає й читає лише рахунки ФОП; персональні картки та інші рахунки не зберігаються і не читаються — їхні дані лишаються в банку.

4. Кому передаються дані

Ми не продаємо дані і не передаємо їх рекламним мережам. Державним органам дані надаються лише на законну вимогу або коли це передбачено Сервісом (подання вашої звітності до ДПС за вашим підписом).

Отримувач	Роль і країна	Що отримує
Telegram	Месенджер; самостійний володілець даних; сервери за межами України	Усе, що Бот надсилає вам у чат: зведення, суми, IBAN, назви контрагентів, файли декларацій. Ваші повідомлення і натискання кнопок. Telegram зберігає історію чату за своїми правилами; видалити чат можете лише ви
Hetzner Online GmbH (Німеччина, Нюрнберг)	Хостинг; розпорядник за договором про обробку даних	Усе, що зберігається на сервері. Секрети — у зашифрованому вигляді
АТ КБ «ПриватБанк» (Україна)	Ваш банк; самостійний володілець	Запити з вашим токеном та IBAN; для чернеток — реквізити платежу
АТ «Універсал Банк» (monobank, Україна)	Ваш банк; самостійний володілець	Запити з вашим токеном, ідентифікатори рахунків, періоди
Державна податкова служба України	Державний орган	Запити до Електронного кабінету, підписані вашим КЕП; декларації та заяви, які ви підписали
Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг, який видав ваш КЕП (Україна)	Самостійний оператор	Технічні запити під час підписання: позначка часу (TSP); за потреби — пошук вашого сертифіката у надавача (CMP), якщо його немає у вашому носії
Національний банк України (bank.gov.ua)	Публічний сервіс курсів валют	Лише код валюти і дату. Персональні дані не передаються
Anthropic, PBC (США)	Постачальник моделі ШІ; розпорядник за договором про обробку даних. Лише за вашою окремою згодою	Текст вашого запиту і узагальнені показники, описані в п. 3.12; дані контрагентів та інших осіб не передаються. За умовами Anthropic для API ці дані не використовуються для навчання моделей і зберігаються до 30 днів (довше — лише якщо запит порушує правила використання постачальника)
{PLACEHOLDER_PAYMENT_PROVIDER}	Платіжний провайдер (Україна)	Дані для оплати підписки; дані картки обробляє лише він
{PLACEHOLDER_PRRO}	Постачальник програмного РРО (Україна)	Дані для фіскального чека на оплату підписки: тариф, сума, дата

Передача за кордон.

Німеччина є членом ЄС і учасницею Конвенції Ради Європи № 108, тому за ст. 29 Закону України «Про захист персональних даних» вважається державою з належним рівнем захисту. Передача до Hetzner не потребує вашої окремої згоди.
США такого статусу не мають. Тому передача до Anthropic відбувається лише за вашою однозначною згодою, яку ви даєте окремо, перед увімкненням ШІ-помічника, і можете відкликати будь-коли. Після відкликання нові запити не надсилаються; раніше передані дані Anthropic видаляє за своєю політикою.
Telegram ви обрали самостійно; його сервери розташовані за межами України і працюють за правилами Telegram.

5. Скільки зберігаємо

Загальне правило. Дані зберігаються, поки ви користуєтеся Сервісом, і видаляються за вашим запитом (розділ 7), крім випадків, описаних нижче.

Ваші податкові документи: не менше 1095 днів. За п. 44.3 Податкового кодексу України платник податків зобов'язаний зберігати документи, на підставі яких складено звітність, не менше 1095 днів з дня подання такої звітності; якщо триває перевірка чи спір або строк продовжено законом (зокрема на час воєнного стану), документи потрібно зберігати довше. Це ваш обов'язок як ФОП; Сервіс зберігає ці документи для вас і не видаляє їх автоматично після 1095 днів. Кнопка «Видалити мої дані» їх також не стирає: надіслані до ДПС декларації з квитанціями і підписаними файлами та проведені платежі податків лишаються не менше 1095 днів з дня подання звітності (п. 3.7, 3.8), а після цього строку видаляються за вашим зверненням на fopbotai@gmail.com. Усе інше — операції й рахунки, не надіслані декларації, чернетки платежів, дані про роботу за наймом, стан розрахунків, налаштування, токени — видаляється одразу. Перед видаленням Бот пропонує завантажити архів і показує, що саме лишиться. Після видалення відповідальність за зберігання документів несете ви.

Власні документи Виконавця. Записи про оплату підписки та документи про оплату Виконавець зберігає для власного податкового обліку не менше 1095 днів з дня подання податкової декларації Виконавця, у якій враховано оплату (довше — якщо триває перевірка чи спір або строк продовжено законом). Журнал згод зберігається 1095 днів після припинення договору — щоб довести його умови протягом строку позовної давності. Ці записи не видаляються за вашим запитом.

Резервні копії. Зашифровані копії даних Сервісу зберігаються до 30 днів; ключ до них — поза сервером. Крім того, хостинг (Hetzner) робить повні знімки сервера, які зберігаються 7 днів; вони не шифруються окремо і захищені лише доступом до облікового запису хостингу з двофакторною автентифікацією. Дані, видалені з бази, зникають із копій і знімків автоматично після закінчення цих строків.

Технічні журнали — 30 днів, після чого видаляються.

6. Як ми захищаємо дані

Сервер розташований у дата-центрі Hetzner (Німеччина). Доступ до нього має лише Виконавець — за ключем SSH, з двофакторною автентифікацією в кабінеті хостингу.
Банківські токени та службові ключі зберігаються у зашифрованому вигляді (AES-256-GCM); ключ шифрування зберігається окремо від даних.
Резервні копії даних зашифровані; ключ до них зберігається поза сервером. Повні знімки сервера у хостингу (7 днів) захищені доступом до облікового запису хостингу з двофакторною автентифікацією (розділ 5).
Ключі КЕП користувачів на сервері не зберігаються. Підпис створюється на вашому пристрої або через хмарний КЕП, і на сервер потрапляє лише готовий підпис.
Бот відповідає лише авторизованим користувачам у приватному чаті; у групах він не працює.
Сервер не має відкритих вхідних портів для Бота: він сам звертається до Telegram. Бот працює в ізольованому контейнері з мінімальними правами.
Платежі: Бот може лише створити непідписану чернетку в Приват24 і лише після вашого натискання кнопки. Функція вимкнена за замовчуванням. Гроші списуються лише після вашого підпису в банку.
У повідомленнях Бота РНОКПП показується частково (останні цифри), крім документів, де він потрібен повністю.
Якщо ви вважаєте, що токен банку міг потрапити до сторонніх, негайно відкличте його в банку (⚙️ Налаштування → Доступи містить інструкцію) і повідомте нам.

Жодна система не є абсолютно захищеною. Якщо станеться інцидент, який стосується ваших даних, ми повідомимо вас у Боті без невиправданої затримки і пояснимо, що робити.

7. Ваші права і як ними скористатися

Ваші права визначені ст. 8 Закону України «Про захист персональних даних». Нижче — як реалізувати кожне з них у Боті.

Право	Як скористатися
Знати, які дані обробляються, і отримати їх копію	⚙️ Налаштування → Мої дані: зведення, що саме зберігається. Кнопка «📦 Завантажити мої дані» формує файл JSON (профіль, рахунки й операції, робота за наймом, платежі, налаштування, журнал згод) і окремо надсилає файли декларацій XML і квитанцій. Файли надсилаються в цей чат і залишаються в історії Telegram; якщо файлів більше, ніж вміщає Telegram, решту Бот зберігає в папці на сервері й називає її
Виправити дані	Дані про роботу за наймом — у відповідному розділі Бота. Профіль ФОП та інше — звернення на fopbotai@gmail.com; виправлення вносяться не пізніше 30 календарних днів
Знати, як працює автоматична класифікація, і не залежати від автоматичного рішення	Бот відносить операції до доходу чи не доходу за опублікованими правилами (опис — ❓ Допомога). Кожне рішення показується з причиною, і ви можете змінити його вручну; сумнівні операції Бот виносить на вашу перевірку. Жоден документ не подається без вашої перевірки й підпису
Видалити дані	⚙️ Налаштування → Мої дані → «🗑 Видалити мої дані». Бот спершу пропонує завантажити архів, показує, що саме буде видалено і що залишиться (розділ 5: надіслані до ДПС декларації з квитанціями, проведені платежі, журнал згод), і виконує видалення одразу після підтвердження. Збережені токени банків і пароль ключа при цьому стираються; профіль ФОП видаляє Виконавець за зверненням на fopbotai@gmail.com
Відкликати згоду і доступи	⚙️ Налаштування → Доступи: вимкнути кожний банк, кабінет ДПС або ШІ-помічника окремо. Бот стирає свою копію токена і зупиняє читання даних. Важливо: це не відкликає токен у самому банку — на екрані є інструкція, як зробити це в Приват24 чи на api.monobank.ua
Зупинити обробку, не видаляючи даних	⚙️ Налаштування → Доступи → «Пауза»: Бот припиняє читати банки та кабінет і надсилати нагадування, дані зберігаються
Заперечити проти обробки або обмежити її	Звернення на fopbotai@gmail.com з описом, проти якої обробки ви заперечуєте
Поскаржитися	До Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду

Строки. Дії в Боті виконуються одразу. На звернення електронною поштою ми відповідаємо не пізніше ніж через 30 календарних днів; якщо запит складний, ми повідомимо про це протягом 10 робочих днів.

Ідентифікація. Запити щодо даних ми виконуємо з того самого облікового запису Telegram, який підключено до Сервісу, або з e-mail, указаного у вашому профілі ФОП. Це захищає ваші дані від запитів сторонніх осіб.

Що Бот не може видалити:

звітність, уже подану до ДПС, і дані в реєстрах ДПС;
дані у ваших банках;
документи на підпис, створені Ботом у Приват24, якщо ви їх не підписали й не видалили — видаліть їх у Приват24 самостійно;
повідомлення в цьому чаті, надіслані понад 48 годин тому — видалити чат можете лише ви у Telegram.

Блокування Бота в Telegram лише зупиняє повідомлення. Дані при цьому не видаляються — скористайтеся «Мої дані → Видалити».

8. Дані інших осіб: контрагенти та роботодавці

У ваших виписках є дані інших людей і компаній: назви або ПІБ, коди РНОКПП/ЄДРПОУ, IBAN, тексти призначень платежів. Ці дані потрібні вам, щоб вести облік доходів і складати звітність, як того вимагає Податковий кодекс. Ви є володільцем цих даних, а Сервіс обробляє їх виключно за вашим дорученням і лише для вашого обліку:

ми не використовуємо дані контрагентів для жодної іншої мети і не поєднуємо їх із даними інших користувачів;
вони не передаються ШІ-помічнику (Anthropic, США): до моделі йдуть лише ваше запитання та узагальнені показники (п. 3.12);
вони не показуються іншим користувачам Сервісу;
вони зберігаються і видаляються разом із вашими операціями (розділ 5);
якщо контрагент звернеться до нас із запитом щодо своїх даних, ми перенаправимо його до вас і допоможемо вам відповісти.

Те саме стосується даних вашого роботодавця, якщо він — фізична особа-підприємець.

Будь ласка, не вводьте в Бот дані інших людей, які не потрібні для вашого обліку.

9. Діти

Сервіс призначений для осіб від 18 років, зареєстрованих як фізичні особи — підприємці. Ми свідомо не збираємо даних дітей. Якщо вам стало відомо, що дитина передала нам дані, повідомте на fopbotai@gmail.com — ми їх видалимо.

10. Зміни Політики

Кожна редакція має номер версії та дату, з якої вона діє. Усі редакції доступні за адресою https://fopbot.com.ua.
Про суттєві зміни (нові категорії даних, нові отримувачі, передача за кордон, зміна строків зберігання) Бот повідомляє не пізніше ніж за 14 днів до набрання чинності. Такі зміни потребують повторного ознайомлення в Боті; доки ви його не підтвердите, Бот обмежує роботу, але доступ до «Мої дані» (завантажити, видалити, доступи) зберігається завжди.
Про редакційні уточнення, які не змінюють суті обробки, Бот повідомляє окремим повідомленням без повторного підтвердження.
Чинна редакція завжди доступна в Боті: ❓ Допомога → 📜 Документи, команда /privacy.

11. Контакти

E-mail: fopbotai@gmail.com
Поштова адреса і телефон: розділ 17 Публічної оферти
У Боті: ⚙️ Налаштування → Мої дані; ❓ Допомога → 📜 Документи

Відповідь на звернення — не пізніше 30 календарних днів.